INTRODUCCIÓN

El artículo 15 de la Constitución Política colombiana determina que “todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas (…)”.

Este precepto constitucional, consagra derechos fundamentales autónomos como son: intimidad, buen nombre, inviolabilidad de las comunicaciones privadas y habeas data.

El precepto constitucional que se desarrolla en este documento es el de “habeas data”, derecho que garantiza y protege todo lo relacionado con el conocimiento, actualización, rectificación y oposición de la información personal contenida en bases de datos y archivos, y el cual ha sido desarrollado y protegido mediante la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y reglamentado por el Decreto 1377 de 2013.

El derecho de habeas data debe entonces entenderse como un derecho fundamental autónomo que se compone de dos elementos, la autodeterminación informática y la libertad.

DEFINICIONES

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e) Dato sensible: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

f) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

g) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

h) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

i) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

I. Objeto

El presente manual tiene por objeto regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza SUBS CORP S.A.S. con la finalidad de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido por la Ley.

II. Principios.

Para SUBS CORP S.A.S. son principios rectores en el tratamiento de datos personales:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

III. Autorización.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte SUBS CORP S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo e informado y expreso del Titular de estos. SUBS CORP S.A.S., en su condición de Responsables/Encargados del tratamiento de datos personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que es posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

IV. Forma Y Mecanismos Para Otorgar La Autorización.

La autorización puede constar en un documento físico o electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados por SUBS CORP S.A.S.

La autorización del Titular es un requisito fundamental para que SUBS CORP S.A.S., inicie cualquier clase de actividad comercial con el Titular. Por lo anterior, previo al uso de datos personales de los Titulares, SUBS CORP S.A.S., debe contar con las autorizaciones respectivas de los mismos.

V. Contenido De La Autorización.

La Autorización del Titular es una declaración de que éste permite a SUBS CORP S.A.S., el uso de sus datos personales o sensibles y que además deberá contener:

a) Nombre completos y apellidos

b) Identificación

c) Finalidades del tratamiento

d) Derechos del titular

Parágrafo: Los procedimientos y formatos que deberán emplearse en las operaciones ordinarias de SUBS CORP S.A.S., serán de conocimiento de los funcionarios a través de capacitaciones periódicas, comunicaciones internas.

VI. Prueba De La Autorización.

SUBS CORP S.A.S., adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos idóneos de cuándo y cómo obtuvieron la autorización del Titular para el Tratamiento de los Datos.

VII. Aviso De Privacidad.

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que es puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.

VIII. Obligación Frente Al Aviso De Privacidad.

SUBS CORP S.A.S., deberá dar Aviso de Privacidad a todos los Titulares de Información que mantengan datos personales en las Bases de Datos de las Compañías de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

IX. Contenido Mínimo Del Aviso De Privacidad.

El aviso de privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento de los Datos.

b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

c) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.

d) En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

X. Política de tratamiento de la información

Para la SUBS CORP S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento de la información personal es de suma importancia garantizar en todo momento la seguridad de sus datos personales. De acuerdo con lo contemplado en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos, SUBS CORP S.A.S. se compromete a dar el tratamiento adecuado a todos y cada uno de los datos personales que le sean facilitados y que a su vez son incorporados en nuestras bases de datos y/o archivos con las finalidades específicas para lo cual fueron entregados.

Dichas finalidades se encuentran establecidas en nuestro aviso de privacidad que usted puede consultar en la siguiente dirección electrónica página web o escribiendo al email serviciocliente@porthos.com.co o si lo prefiere, dirigir una comunicación escrita a la sede principal en la dirección Carrera 53 #85-61 de Barranquilla. Le informamos que el tratamiento de sus datos personales podrá realizarse de forma directa por la SUBS CORP S.A.S. y/o por quien esta determine para cada caso.

XI. Ámbito de aplicación

Este documento se aplica al tratamiento de datos de carácter personal y sensible que SUBS CORP S.A.S., recoja en el giro ordinario de sus negocios y de los cuales es RESPONSABLE.

XII. Derechos De Los Titulares De La Información.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

XIII. Deberes del responsable.

SUBS CORP S.A.S. presente en todo momento, que los datos personales son propiedad de los Titulares de la información y que solo ellos pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, harán uso de estos solo para aquellas finalidades para las cuales se encuentran debidamente autorizadas, y respetando, en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.

SUBS CORP S.A.S. se compromete a:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

c) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.

d) Tramitar consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

e) Insertar en la base de datos la leyenda “Información en discusión judicial” una vez notificada por parte de autoridad competente, sobre los procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

f) Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

g) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

i) Cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

XIV. Procedimientos

Consultas. El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información que le concierne conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento por parte de SUBS CORP S.A.S. así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho Tratamiento.

SUBS CORP S.A.S. garantizará al titular el derecho a través de una petición escrita presentada física o por medios electrónicos en forma de derecho de petición dirigido a serviciocliente@porthos.com.co.

Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos. De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos por la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante SUBS CORP S.A.S., a través de una petición escrita presentada física o por medios electrónicos en forma de derecho de petición dirigido a callcenter@porthos.com.co, el cual será tramitado siempre que la reclamación reúna los siguientes requisitos:

a. Número de identificación del Titular.

b. Descripción de los hechos que dan lugar al Reclamo.

c. Dirección para responder

d. Documentos que se requieran para hacer valer la reclamación.

En los eventos en que la reclamación no cumpla con los requisitos establecidos en el literal anterior, dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción, SUBS CORP S.A.S. requerirá al interesado para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo por parte de SUBS CORP S.A.S., se incluirá en las bases de datos que mantiene SUBS CORP S.A.S., una leyenda que diga reclamo en “tramite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a tres (3) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea atendido a satisfacción del Titular.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

XV. Procedimientos Para Garantizar El Derecho A Presentar Reclamos.

En cualquier momento y de manera gratuita el Titular, sus causahabientes o su representante (presentando poder original) podrán solicitar la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, mediante el procedimiento establecido en el presente Manual, informando lo siguiente:

1. El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

2. Los documentos que acrediten la identidad o la representación legal del representante del Titular.

3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de sus derechos.

4. Se debe indicar las correcciones a realizar

Si se presenta una solicitud por parte de un interesado ajeno al Titular y no se acredite en que calidad está presentando la solicitud se tendrá por no presentada la solicitud.

SUBS CORP S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados en el presente Manual.

XVI. Supresión de datos.

El Titular tiene el derecho en todo momento, a SUBS CORP S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o Tratamiento realizados por SUBS CORP S.A.S.

SUBS CORP S.A.S. podrá negar la solicitud de supresión cuando el dato sea necesario, en atención al deber legal o contractual que le asiste al Titular de permanecer en la base de datos.

Igualmente podrá negar la supresión del dato, cuando su eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular.

XVII. Proceso De Supresión De Datos.

SUBS CORP S.A.S., debe realizar operativamente la supresión del dato de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

XVIII. Revocatoria De La Autorización.

Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, mediante el procedimiento establecido en el presente Manual.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que SUBS CORP S.A.S., deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como para fines comerciales o educativos.

Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria indique en ésta, si la revocación que pretende realizar es total o parcial.

XIX. Medidas de seguridad.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, SUBS CORP S.A.S., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

XX. Implementación de las medidas de seguridad.

SUBS CORP S.A.S., mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar como mínimo los siguientes aspectos:

a) Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los datos protegidos.

b) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012.

c) Funciones y obligaciones del personal.

d) Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación (back up) de los datos.

e) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad.

XXI. Área encargada de la protección de datos.

SUBS CORP S.A.S., designa a Verónica Pineda para cumplir con la función de protección de datos personales.

XXII. Área encargada de las solicitudes, consultas, rectificación, actualización y supresión de datos.

SUBS CORP S.A.S., designa a Verónica Pineda para cumplir el trámite de solicitudes, consultas, rectificaciones, actualizaciones y supresión de datos por parte de los Titulares.

VIGENCIA. El presente manual rige a partir del 1 de diciembre 2024.